手元に置かない管理

昨夜は、延長保育をお願いして、「異業種交流会（名刺交換会）」に参加してまいりました。

私は普段から人とお会いすることが多い職種ですが、それでも、さらに機会を見つけて、他企業との人脈ネットワークを築く、これも仕事の一つです。

さて、頂いた名刺は、クラウドで管理します。 （クラウド：cloudってわかりますか？「インターネット上で保管するサービス」のことと思えばいいです）

私は、Eightを使っています。 ほら、

「その秘書とは色々ありまして（名刺はもう持っていません）。。。」

「えっつー、早く言ってよぉー」

というテレビCM、あれです。 スマホで名刺の写真をパシャって撮ったら終わりです。 あとは、クラウドの中の人たちが、名刺情報をちゃんとデータ化して保管してくれるので、必要な時に何時でも検索できるだけでなく、相手が異動したり転職したりすると、ちゃんと新しい情報を教えてくれます。

紙の名刺そのもので管理していると、大変ですよね。 1年経ったら、相手は他の部署に異動していて、あるいは役職が変わっていて、知らないまま連絡をとったら　ちょっと恥ずかしい思いをした（役職の変更が昇格ならいいけど、降格だったりって）こともありますからね。

だからといって、名刺交換したすべての人の最新情報なんて収集しきれません。

相手の名刺が変わった（昇格した、異動した、転職した）ことを教えてくれるなんて、とっても便利です。

そして、パシャッした紙の名刺は、シュレッダーします。

考えてみてください。 もしかしたら、情報が古くなっているかもしれない名刺を　いや　情報は変わっていないかもしれないし。。。 今、お付き合いしているわけではない方の名刺を　いや　この先あらためてお付き合いするかもしれないし。。。

という、邪魔（失礼m(__)m）なんだか 大事なんだか、いつまで保管しておけばいいんだか。。。悩ましい名刺

クラウドで保管すれば、もう手元に紙の名刺を保管しておく必要はありません。 Excelのようなものにデータ入力して、紙の名刺を捨てるという方法もありますが、それでは、相手の最新情報は得られませんからね。

頂いた名刺をシュレッダーするなんて、気が引ける。。。という方。

退職するときって、名刺は（自分の）会社に渡すか、自分でシュレッダーするんですよ。 恐らく、ほとんどが自分でシュレッダーでしょうね。 いつかやることなら、今やっておけばいいんじゃないでしょうか。 そうすれば、（会社に）在籍している間、机の引き出し/キャビネには、名刺を保管するスペース分の余裕ができて、きっと気持ちもいいはず！と私は思います。

参考 Eight（Sansan株式会社）は、無料でも使えるので個人の名刺管理にもいいと思いますが、会社で使うなら、HotProfile（株式会社ハンモック）、SmartVisca（株式会社 サンブリッジ）、S-Port Cloud NSeries（鈴与シンワート株式会社）などもあります。

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